Fit in Sachen Datenschutz

 

Die DGI hat ihre Hausaufgaben gemacht, um die Vorstände ihrer Landesverbände und die Leiter der Qualitätszirkel zu schützen


Im Mai vergangenen Jahres schickte die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ihre Schockwellen durchs Land. Es wurde zwar auch Panikmache betrieben, dennoch war und ist viel zu tun. Dies gilt auch für die DGI. Sie ist als gemeinnütziger Verein besonders vulnerabel: Die Vorstände haften persönlich für Fehlverhalten, selbst wenn dieses ohne böse Absicht und irrtümlich geschieht.

Was es bedeutet, wenn man verdächtigt wird, gegen die DSGVO verstoßen zu haben, musste youvivo-Geschäftsführer Holger Vogelmann bereits im vergangenen Jahr erfahren. Der Empfänger eines Newsletters war davon überzeugt, dass er dafür nie sein Einverständnis gegeben hatte, und forderte alle Belege an, die dieses Einverständnis beweisen können. „Das hat unser Team einige Tage intensiv beschäftigt“, sagt Vogelmann, „denn wir mussten viele Unterlagen durchforsten, um zu beweisen, dass wir nicht gegen geltendes Recht verstoßen haben.“

Inzwischen hat der DGI-Vorstand zusammen mit dem Team von youvivo und dem Datenschutzbeauftragten der DGI, Dr. Thomas H. Lenhard (Rodalben), die erforderlichen Datenschutz-Hausaufgaben gemacht. Dabei war Eile geboten, weil einzelne Behörden bereits hohe Bußgelder verhängt hatten.

„Es war und ist dem DGI-Vorstand wichtig, dass alles unternommen wird, um die Vorstände der Landesverbände und QZ-Leiter, die sich für Kolleginnen und Kollegen und die DGI sehr engagieren, ebenso wie den Verein insgesamt zu schützen“, sagt DGI-Vizepräsident Prof. Dr. Florian Beuer MME (Berlin), zu dessen Aufgabengebiet im Vorstand die Kooperation mit den Landesverbänden gehört.

Aus diesem Grund werden alle bundesweiten (elektronischen) Newsletter und Einladungen der DGI schon seit längerer Zeit über ein zentrales Newsletter-Tool verschickt. Denn gerade bei der elektronischen Kommunikation per E-Mail sind die rechtlichen Anforderungen an den Datenschutz hoch und viele Fehler möglich.

Das standardisierte Template von DGI und youvivo für Newsletter und E-Mails enthält alle juristisch erforder-

lichen Inhalte (Datenschutzhinweise, Möglichkeiten zur Abmeldung etc.). Ebenso ist sichergestellt, dass Abmeldungen der Adressaten sorgfältig umgesetzt und durch Rückkoppelungen dokumentiert werden. Bedient wird dieses Tool von Mitarbeitern der DGI-Fortbildung, der Mitgliederverwaltung und dem Kommunikationsteam der DGI.

Zentrales Newslettertool. Der Vorstand der DGI hatte bereits am 16. Januar beschlossen, dass zukünftig auch regionale Newsletter und Einladungen der Landesverbände und Qualitätszirkel (QZ) über dieses zentrale Newsletter-Tool verschickt und alle Empfängerdaten zentral bei der DGI-Fortbildung verwaltet werden. Dies dient der Rechtssicherheit und entlastet die Landesverbände und Qualitätszirkel von Arbeiten wie der Verwaltung und rechtskonformen Speicherung der Adressen, was aufwendig und heikel ist.

Die Vorstände der Landesverbände und Leiter der Qualitätszirkel schicken seitdem ihre Informationen sowie mögliche Anhänge (PDFs) an das Team

der DGI-Fortbildung (lehmann@dgi-fortbildung.de). Den Rest übernimmt das Team von DGI und youvivo: die Selektion der Anschriften der regionalen DGI-Mitglieder und Nichtmitglieder sowie den Versand. Die Vorstände werden über die Reichweiten und Klickzahlen informiert.

Die Mailflut eindämmen. Diese Aussendungen sind prinzipiell jeden zweiten Mittwoch im Monat möglich – im Wechsel mit den freitags verschickten DGI-Informationen, damit die Newsletter-Zahl im Rahmen bleibt. Die Frühjahrstagungen der Landesverbände werden sowohl auf der Website der Fortbildung unter www.dgi-fortbildung.de als auch einmal im bundesweiten Newsletter veröffentlicht und beworben, sobald alle Informationen vollständig vorliegen und Onlinebuchungen möglich sind. Weitere Aussendungen sind auf das jeweilige Bundesland begrenzt, bzw. bei Qualitätszirkeln auf einen Radius von 50 Kilometern, damit es nicht zu ungewollten Überschneidungen mit anderen QZs kommt. In dünn besiedelten Regionen oder Regionen mit geringem Fortbildungsangebot sind individuelle Lösungen möglich.

Alle Mitglieder der DGI werden bei Eintritt in die Gesellschaft gefragt, ob sie Informationen per E-Mail oder Newsletter von der DGI erhalten wollen. Dem stimmen die Neumitglieder in den meisten Fällen zu. (Selbstverständlich kann diese Zustimmung jederzeit widerrufen werden.)

Adressen von Nicht-Mitgliedern. Anders verhält es sich mit den Adressen von Nicht-Mitgliedern, die bei Landesverbänden oder Qualitätszirkeln in den letzten Jahren gesammelt und für Einladungen verwendet wurden. Diese müssen aus Datenschutzgründen überprüft und professionell verwaltet werden. Ebenso müssen diese Nicht-Mitglieder korrekt über die Nutzung ihrer Adressen informiert und Abmeldungen entsprechend der juristischen Vorgaben erfasst werden. Dies ist nur möglich, wenn diese Daten – wie die Mitgliederdaten der DGI – zentral verwaltet werden.

Darum wurden die Vorstände der Landesverbände sowie die Qualitätszirkel-Leiter bereits Mitte Februar gebeten, die von ihnen gesammelten Adressdaten der Nichtmitglieder an die DGI-Fortbildung zu schicken. Dabei gilt es zu beachten, dass nur Adressen, die vor dem 25. Mai 2018 erhoben wurden, in den zentralen Daten-Pool übernommen werden dürfen. Nichtmitglieder, deren Daten nach diesem Stichtag erhoben wurden, müssen persönlich kontaktiert, etwa per Telefon, und um Zustimmung gebeten werden, dass der Datensatz weiterhin verwendet werden darf. Ansonsten muss dieser Datensatz gelöscht werden.

Neue Mitglieder gewinnen. Natürlich dienen die Veranstaltungen der DGI auch dazu, neue Mitglieder zu gewinnen. Dieses soll und wird auch weiterhin möglich sein – allerdings leider nur unter Beachtung der erforderlichen rechtlichen Kautelen. Um Nichtmitglieder rechtskonform anzusprechen, wird die youvivo GmbH Adressen von Zahnärztinnen und Zahnärzten erwerben und diese Daten den Landesverbänden zur Verfügung stellen, die die youvivo GmbH mit der Organisation ihrer Veranstaltungen beauftragen.

Barbara Ritzert, Pöcking

Foto: iStock / matejmo

 

 

 


(Stand: 03.06.2019)

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